Dans le milieu professionnel, les réunions sont courantes et peuvent parfois s’avérer longues et complexes à suivre. Pour pallier cela, il est nécessaire de réaliser un compte rendu de réunion de travail , permettant de garder une trace écrite des décisions prises et des sujets abordés. Voici cinq étapes pour vous guider dans la création d’un compte rendu cohérent et efficace.
1. une bonne préparation en amont
Pour entreprendre un compte rendu de qualité, il faut commencer par bien se préparer avant la réunion. Cette étape consiste principalement à :
- Prendre connaissance de l’ordre du jour et des documents annexes
- Lister les participants
La prise de connaissance des éléments relatifs à la réunion permettra de mieux identifier les points importants à retranscrire. L’écoute et la concentration sont indispensables lors de la réunion pour garantir un compte rendu exhaustif et précis.
Avantages de la préparation
Une bonne préparation en amont facilite grandement la prise de notes lors de la réunion. En connaissant les thèmes abordés, vous pouvez plus facilement anticiper vos besoins en termes de supports de note, d’outils informatiques ou autres ressources nécessaires.
2. la prise de notes efficace
Une fois que vous avez préparé la réunion, il est temps de passer à l’étape suivante : la prise de notes. Voici quelques astuces pour optimiser cette étape :
- Notez les informations clés telles que les décisions, les actions et les personnes responsables.
- Utilisez des abréviations pour gagner du temps
- Soyez attentif aux interventions importantes des participants
- Pensez à bien résumer les discussions, tout en gardant suffisamment de détails pour comprendre le contexte
N’oubliez pas qu’un compte rendu n’a pas pour vocation d’être une retranscription intégrale des échanges, mais doit se focaliser sur les éléments pertinents et utiles pour le suivi des actions et décisions prises lors de la réunion.
Le choix du support et des outils
Lors de la prise de notes, il est important de choisir un support adapté et confortable pour vous. Cela peut être un cahier ou un bloc-notes traditionnel, ou encore un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone selon vos préférences et votre aisance avec les outils numériques. L’utilisation d’applications de prise de notes telles que Evernote,
3. les informations obligatoires à mentionner
Pour être complet, un compte rendu doit contenir certaines informations :
- La date, l’heure et le lieu de la réunion
- Les noms des participants et leur fonction
- L’ordre du jour
- Les points discutés et les décisions prises
- Les actions à entreprendre et les personnes responsables
Veillez à indiquer ces éléments de manière claire et structurée, pour faciliter la lecture du compte rendu par les autres participants.
4. la mise en forme soignée
Une fois que vous avez rédigé votre compte rendu en prenant en compte toutes les informations obligatoires, il est temps de le mettre en forme. Pour cela, veillez à :
- Suivre une structure logique avec des paragraphes bien délimités
- Utiliser des titres et des sous-titres pour hiérarchiser l’information
- Aérer le texte avec des espaces et des sauts de ligne
- Rendre les listes et énumérations visuellement distinctes du reste du texte
Une mise en forme soignée permettra aux lecteurs de mieux comprendre le contenu du compte rendu et d’accéder rapidement aux informations recherchées.
L’importance de la typographie
Le choix des polices de caractères peut avoir un impact sur la lisibilité du compte rendu. Privilégiez les polices sans-serif (sans empattement) telles que Arial ou Verdana, et évitez les polices trop fantaisistes ou illisibles. N’hésitez pas à jouer sur les tailles de police pour différencier les titres des paragraphes.
5. la relecture minutieuse
Dernière étape essentielle dans la réalisation d’un compte rendu de réunion : la relecture. Relisez attentivement votre travail pour :
- Corriger les éventuelles fautes d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe
- Clarifier des phrases trop longues ou mal formulées
- Vérifier que toutes les informations obligatoires sont bien présentes
- S’assurer de la compréhension globale du compte rendu par un lecteur externe à la réunion
N’hésitez pas à faire relire votre travail par une tierce personne si nécessaire, pour bénéficier d’un regard objectif sur le contenu et la forme.
En respectant ces cinq étapes, vous obtiendrez un compte rendu de réunion de travail efficace et pertinent, permettant de garder une trace écrite précieuse pour le suivi des projets et la communication au sein de l’entreprise.
