Au cours de notre carrière professionnelle, il peut arriver que nous devions restituer les clefs d’une entreprise suite à un départ. Que ce soit pour un poste salarié ou un contrat indépendant, laisser une entreprise implique généralement un certain nombre de démarches administratives et matérielles. L’une d’entre elles concerne la restitution des clefs de l’entreprise, une étape souvent symbolique mais qui doit être réalisée avec sérieux et rigueur.
Nécessité de rédiger une lettre de restitution des clefs
Pourquoi rédiger une lettre lors de la remise des clefs ? Même si cela peut sembler formaliste, cette déclaration écrite permet d’avoir une trace officielle des éléments matériels rendus à l’employeur. En effet, en cas de litige, par exemple sur l’état de ceux-ci, il sera possible de se référer aux documents produits lors de la restitution. Ainsi, cette lettre constitue une preuve formelle de bonne foi du salarié ou du travailleur indépendant ayant choisi de rompre son engagement professionnel auprès de l’entreprise.
Etablir l’inventaire du matériel rendu
Lors de la rédaction de la lettre de restitution des clefs, il est important de lister précisément l’ensemble du matériel rendu. Les clefs ne sont généralement pas le seul élément mis à disposition par l’employeur : téléphone portable, ordinateur, uniforme ou encore matériel technique peuvent également être concernés. Par conséquent, il est primordial de réaliser un inventaire précis et exhaustif des éléments restitués afin d’éviter les malentendus.
Quelques conseils pour rédiger la lettre de restitution
Dans le cadre d’une restitution des clefs de l’entreprise, il est préférable de suivre un modèle simple et clair pour rédiger votre lettre. Voici quelques conseils pour vous aider dans cette démarche :
Mentionner les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire
Il convient tout d’abord de mentionner en haut à gauche de la lettre vos nom et prénom, ainsi que vos coordonnées complètes (adresse postale, numéro de téléphone et adresse email). De même, en face à droite, indiquez les coordonnées de l’entreprise concernée, avec le nom du responsable à qui la lettre doit être adressée.
Indiquer l’objet de la lettre
Au début de votre lettre, n’oubliez pas de mentionner l’objet de votre courrier. Dans ce cas précis, il peut s’agir par exemple de « Restitution des clefs et autres matériels de l’entreprise » ou simplement « Remise de matériel ». Il est essentiel que cet objet soit formulé de manière explicite pour éviter toute confusion lors du traitement de votre demande.
Utiliser un ton formel et poli
Ceci étant une communication professionnelle, veillez à employer un registre de langue soutenu. Utilisez des formules de politesse appropriées, évitez les abréviations et vérifiez l’orthographe.
Dater et signer la lettre
Il est impératif de dater votre lettre en bas à gauche avant de la signer. La date indiquée servira de référence en cas de litige ou de contestation ultérieure relative à la restitution des clefs et autres matériels. N’oubliez pas également de signer la lettre pour conférer une valeur officielle à ce document.
Exemple de modèle de lettre de restitution des clefs de l’entreprise
[Vos nom et prénom] [Votre adresse postale] [Votre numéro de téléphone] [Votre adresse mail] [Nom de l'entreprise] [Adresse de l'entreprise] Objet : Restitution des clefs et autres matériels de l'entreprise Madame / Monsieur [Nom du responsable], Suite à mon départ de l'entreprise [nom de l'entreprise] le [date effective de votre départ], je vous informe par la présente que je procède à la restitution des clefs ainsi que des éléments suivants : - Clefs du bureau / local [Numéro ou identifiant éventuel]; - Badge d’accès; - Ordinateur portable de marque [marque], modèle [modèle]; - Téléphone portable de marque [marque], modèle [modèle]. Je certifie avoir restitué l'ensemble du matériel en bon état, dans la mesure de l'usure normale liée à son utilisation professionnelle. Je vous prie d’agréer, Madame / Monsieur [Nom du responsable], l’expression de mes salutations distinguées. Fait à [ville], le [date du jour], [Signature]
Il apparaît donc nécessaire et pertinent de rédiger une lettre pour la restitution des clefs de l’entreprise, notamment pour protéger vos intérêts en cas de litige. En suivant ces conseils et en vous inspirant de l’exemple fourni, vous pourrez réaliser cette démarche en toute sérénité.
